Databehandleraftale

1. Behandlingen

• Formål: at printe, kuvertere og sende kundens breve med dao, vise status, give dokumentation for rekommanderede breve og yde support.
• Karakter: modtagelse, opbevaring, print, afsendelse og sletning.
• Typer af oplysninger: modtageres navn og adresse, brevenes indhold og kundens kontaktpersoners navn og mail.
• Registrerede: kundens modtagere, fx lejere, medlemmer og kunder, samt kundens kontaktpersoner.
• Varighed: så længe Postly behandler personoplysninger for kunden.

2. Instruks

Postly behandler kun personoplysninger efter kundens dokumenterede instruks. Instruksen er denne aftale, erhvervsvilkårene og kundens bestillinger via portal, API eller mail. Kræver EU-ret eller dansk ret anden behandling, giver Postly kunden besked først, medmindre loven forbyder det. Postly underretter kunden, hvis en instruks efter Postlys vurdering strider mod databeskyttelsesreglerne, og kan afvise at udføre den.

3. Kundens ansvar

Kunden er ansvarlig for, at der er lovligt grundlag for behandlingen, og for brevenes indhold.

4. Postlys egne data

Postly må bruge anonym statistik om brugen af tjenesten til drift, fakturering og udvikling. Statistikken kan ikke identificere kunden over for andre eller nogen fysisk person. Postly bruger ikke kundens personoplysninger til at træne AI-modeller.

5. Fortrolighed

Kun personer, der har brug for det for at levere tjenesten, har adgang til oplysningerne. De har tavshedspligt ved aftale eller lov.

6. Sikkerhed

Postly træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, jf. artikel 32.

7. Underdatabehandlere

Kunden giver en generel godkendelse af, at Postly bruger underdatabehandlere til hosting, drift og mail. Erhvervskunder kan få en aktuel liste ved at skrive til gustav@postly.dk. Postly varsler kunden pr. mail mindst 14 dage, før en ny underdatabehandler tages i brug. Kunden kan inden da gøre saglig indsigelse. Finder parterne ingen løsning, kan kunden lukke kontoen og få ubrugt saldo udbetalt; det er kundens eneste beføjelse. Postly pålægger underdatabehandlere de samme databeskyttelsesforpligtelser ved kontrakt.

dao modtager modtagerens navn og adresse fra kuverten og behandler dem som selvstændig postvirksomhed efter dao's egne vilkår.

8. Opbevaring

Personoplysningerne opbevares inden for EU/EØS.

9. Bistand

Postly hjælper i rimeligt omfang kunden med anmodninger fra registrerede og med forpligtelserne efter artikel 32-36, ud fra de oplysninger Postly har. Får Postly en anmodning direkte fra en registreret, sendes den videre til kunden. Bistanden betales efter medgået tid med 1.000 kr. i timen ekskl. moms, medmindre den skyldes Postlys eget brud på aftalen.

10. Brud på persondatasikkerheden

Postly underretter kunden uden unødig forsinkelse efter at have konstateret et brud. Postly giver de oplysninger, der er nødvendige for kundens egen anmeldelse, efterhånden som de bliver kendt. En underretning er ikke en anerkendelse af ansvar.

11. Sletning

• Brevenes indhold slettes senest 30 dage efter betaling.
• dao's kvitteringer for rekommanderede breve slettes senest 120 dage efter afsendelse.
• Breve, der kommer retur, makuleres senest 30 dage efter, at de er kommet tilbage.
• Modtagerens navn og adresse gemmes på ordren som dokumentation, så længe kunden har konto, og derefter så længe bogføringsloven kræver det.
• Slettede oplysninger kan ligge i sikkerhedskopier i en begrænset periode, før de fjernes endeligt.

Når aftalen ophører, sletter Postly kundens personoplysninger eller udleverer dem efter kundens skriftlige valg inden 30 dage. Udlevering i et andet format end det, Postly har, betales efter medgået tid.

12. Dokumentation og tilsyn

Postly stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at vise, at aftalen overholdes. Tilsyn sker som en skriftlig redegørelse, højst én gang om året, med mindst 30 dages varsel og for kundens regning. Andre former for tilsyn aftales skriftligt.

13. Ansvar

Ansvaret følger erhvervsvilkårene og er begrænset til de beløb, kunden har betalt Postly de seneste 12 måneder. Ingen af parterne hæfter for indirekte tab, og ingen af parterne dækker bøder, som er pålagt den anden. Kunden holder Postly skadesløs for krav, der skyldes brevenes indhold eller kundens instruks. Begrænsningerne gælder ikke, hvor databeskyttelsesforordningen eller dansk ret ikke tillader dem.

14. Ændringer og ophør

Postly kan ændre aftalen med 30 dages varsel pr. mail. Ændringer, som loven kræver, kan ske med kortere varsel. Aftalen gælder, så længe Postly behandler personoplysninger for kunden. Punkt 11 og 13 gælder også efter ophør.

15. Lovvalg

Aftalen er underlagt dansk ret. Tvister afgøres ved Københavns Byret som første instans.