Databehandleraftale, tidligere version

Sidst opdateret: 15. oktober 2026

Dette er en tidligere version af databehandleraftalen. Den gældende version finder du på postly.dk/erhverv/databehandleraftale.

Aftalen er indgået mellem erhvervskunden ("den dataansvarlige") og GN, CVR 38823574, Nordre Fasanvej 207A, 1. 02, 2000 Frederiksberg, der driver Postly ("databehandleren"). Aftalen indgås, når kunden opretter en erhvervskonto eller tager Postlys API i brug, og gælder, så længe Postly behandler personoplysninger for kunden. Den opfylder databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 3, og er en del af erhvervsvilkårene.

1. Hvad behandlingen omfatter

• Formål: at printe, kuvertere og sende kundens breve med dao, vise status, give dokumentation for rekommanderede breve og yde support.
• Behandlingens karakter: modtagelse, opbevaring, print, afsendelse og sletning.
• Typer af oplysninger: modtageres navn og adresse, brevenes indhold og kundens kontaktpersoners navn og mail. Brevenes indhold kan indeholde alle typer oplysninger, som kunden vælger at skrive, også følsomme oplysninger og CPR-numre. Kunden bør kun medtage sådanne oplysninger, når det er nødvendigt.
• Registrerede: kundens modtagere, fx lejere, andelshavere, medlemmer og kunder, samt kundens medarbejdere og kontaktpersoner.
• Varighed: så længe kunden bruger Postly, og indtil oplysningerne er slettet efter punkt 9.

2. Instruks

Postly behandler kun personoplysninger efter kundens dokumenterede instruks. Instruksen er denne aftale og kundens bestillinger. Postly overfører kun oplysninger til lande uden for EU/EØS efter instruks eller hvis EU-ret eller dansk ret kræver det. Mener Postly, at en instruks strider mod reglerne, får kunden besked med det samme.

3. Fortrolighed

Kun de personer hos Postly, der har brug for det for at levere ydelsen, har adgang til oplysningerne, og de har tavshedspligt.

4. Sikkerhed

Postly træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, jf. artikel 32:

• Al trafik til og fra postly.dk er krypteret (HTTPS).
• Uploadede filer opbevares i private lagre uden offentlige links.
• Adgang til data er begrænset med adgangsregler i databasen.
• Administration kræver login, og administrative handlinger logges.
• Brevenes indhold slettes automatisk, jf. punkt 9.
• Mails til Postlys egen indbakke indeholder ikke brevenes indhold.
• Printede breve håndteres kun af Postly og Postlys medhjælpere.

5. Underdatabehandlere

Kunden giver en generel godkendelse af, at Postly bruger underdatabehandlere. Postly bruger i dag:

dao modtager modtagerens navn og adresse, som står på kuverten, og behandler dem som postvirksomhed efter dao's egne vilkår.

Postly varsler kunden pr. mail mindst 30 dage, før en ny underdatabehandler tages i brug. Kunden kan gøre indsigelse og lukke kontoen. Postly pålægger underdatabehandlere de samme databeskyttelsesforpligtelser og er ansvarlig over for kunden for deres behandling.

6. Overførsel uden for EU/EØS

Overførsel sker kun til lande med et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau eller med EU's standardkontraktbestemmelser som grundlag.

7. Bistand til kunden

Postly hjælper kunden med at besvare anmodninger fra registrerede, fx om indsigt eller sletning, og med kundens forpligtelser efter artikel 32-36, i det omfang det er relevant for Postlys behandling.

8. Brud på persondatasikkerheden

Postly underretter kunden uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter at være blevet opmærksom på et brud. Underretningen beskriver bruddet, de berørte oplysninger og registrerede, de sandsynlige konsekvenser og de tiltag, Postly har iværksat.

9. Sletning

• Brevenes indhold (uploadet fil eller indtastet tekst) slettes automatisk 7 dage efter afsendelse eller 30 dage efter betaling, alt efter hvad der kommer først. Det gælder også hvert brev i en udsendelse.
• En udsendelses fælles brevfil, brevskabelon og modtagerliste slettes automatisk, når indholdet af alle udsendelsens breve er slettet. Udsendelser, der aldrig bliver sendt, slettes 30 dage efter, at de sidst er ændret.
• dao's kvitteringer for rekommanderede breve slettes 90 dage efter, at vi har sendt dem videre, eller 120 dage efter afsendelse, hvis de aldrig er sendt videre.
• Modtagerens navn og adresse gemmes på ordren som dokumentation for afsendelsen, så længe kunden har konto hos Postly.
• Når aftalen ophører, sletter Postly kundens personoplysninger eller leverer dem tilbage efter kundens valg, medmindre lovgivning kræver opbevaring, fx bogføringsloven.

10. Dokumentation og tilsyn

Postly stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at vise, at aftalen overholdes. Kunden kan med rimeligt varsel føre tilsyn med Postlys behandling for egen regning, normalt i form af en skriftlig redegørelse.

11. Ansvar og ophør

Ansvaret følger erhvervsvilkårene, medmindre andet følger af databeskyttelsesforordningens artikel 82. Aftalen gælder, så længe Postly behandler personoplysninger for kunden.

Spørgsmål: gustav@postly.dk.